Dokumentation

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Kapitel:

Aktivitäten könne zu jedem Datensatz mit Log erstellt werden. Unter Einstellungen - Technisch - E-Mail - Aktivitätstypen können diverse Typen erfasst werden:

  • Name

  • Kategorie; Andere oder Meeting, bei Meeting wird nach dem Erstellen einer Aktivität der Kalender angezeigt und der Termin mit der Aktivität verknüpft

  • Modell; um einen Aktivitätstypen nur für eine Tabellen verwendbar zu machen

  • Zusammenfassung; Kurzbeschreibung

  • Icon; Symbol welches dargestellt wird bei der Aktivität, mögliche Einträge siehe...

  • Tage; Anzahl Tage für Terminvorschlag

  • Empfohlene nächste Aktivität; für Workflow

Von einem Datensatz aus kann unten im Log über "Aktivität planen" eine neue Aktivität angelegt werden.

Felder bei Kategorie "Andere" auf Aktivitätstyp:

  • Aktivität; Aktivitätstypen zum auswählen

  • Zusammenfassung; Titel

  • Fällig am; wird anhand hinterlegter Tage auf dem Aktivitätstyp berechnet

  • Zugewiesen an; Benutzer

  • Textfeld

  • Button "Planen"

Vorgehen Meeting:

  • Aktivität; Aktivitätstypen zum auswählen

  • Zusammenfassung; Titel

  • Textfeld

  • Button "Ein Termin planen"

  • Flectra wechselt in den Kalender

  • Termin festlegen

  • Titel auf Termin angeben und anlegen oder bearbeiten

Wenn man nun zurück auf die Aktivität geht, sind dort alle Terminangaben sichtbar / editierbar.



Bilder können mit CTRL+V oder über den "File/Image"-Button eingefügt werden. Damit sich die Bildgrösse der Fenstergrösse des Webbrowsers anpasst kann das Bild und dann der Button "Shape: Thumbnail" angewählt werden. Die Grösse kann auch mit einem Prozent-Button festgelegt werden.

Über den Doppelpfeil kann auch eine individuelle Prozentzahl oder andere Masseinheit hinterlegt werden. Damit das Seitenverhältnis eines Bildes nicht verändert wird, kann einfach ein Wert erfasst werden, also z.B. 35% nur im Feld für Breite oder 12cm im Feld für Höhe. Folgende Masseinheiten können verwendet werden:

  • % - als Prozentsatz der Originalgrösse

  • px - Anzahl Pixel

  • cm - effektive Grösse

  • mm - effektive Grösse

Der Wert und die Masseinheit muss immer ohne Abstand eingegeben werden.


Adresse erfassen

Über Adressen können neue Adressen erfasst werden.

  • Einzelperson oder Unternehmen, steuert Sichtbarkeit einiger Felder

  • Vorname, Nachname oder Name

  • Unternehmen; nur bei Typ Einzelperson sichtbar, zur Verknüpfung einer Adresse mit einem Unternehmen

  • Adresszeile 1 und 2; kann individuell verwendet werden und muss nicht auf allen Adressen gleich gehandhabt werden. Beispiele: Zeile 1 zu Handen, Zeile 2 Strasse oder Zeile 1 Strasse, Zeile 2 Postfach

  • "PLZ, Ort, Kanton"; kann verwendet werden, wenn das PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist. Die Suche geht nach PLZ, Ort und Kanton. Wenn z.B. nach Luzern (Stadt) gesucht wird, komme alle Orte des Kantons alphabetisch, dann empfielt sich über "Weitere suchen..." zu gehen. Auf dem Land kann zudem angegeben werden, ob Region, Kanton und Land auf der Adresse angezeigt werden soll oder nicht

  • PLZ und Ort, und Kanton; Textfelder, zu verwenden, wenn kein PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist

  • Briefanrede; wird eine Anrede hinterlegt, wird die Briefanrede automatisch zusammengesetzt (siehe Anreden), kann aber manuell geändert werden.

  • Geburtsdatum; benötigt Gnehm Informatik Modul "Geburtstage" (siehe Unterkapitel)


Kontakte & Adressen

Rechnungs- und Lieferadressen

Auf Adressen vom Typ Einzelperson oder Unternehmen können auch Rechnungs- und Lieferadressen erfasst werden. Dabei handelt es sich um externe Adressen, nicht um Abteilungen oder Kontaktpersonen einer Firma. (siehe unten) Benötigt Gnehm Informatik Modul "Kontakte verknüpfen"

Beispiele:

  • Einzelperson ist Kursteilnehmer, Rechnung geht an Arbeitgeber

  • Unternehmen ist Filiale, Rechnung geht an Zentrale (Coop Filiale Schüpfheim, Rechnung an Coop Zentralschweiz)

  • Einzelperson macht ein Fest, Lieferadresse ist Festhütte im Wald

Kontakte

Adressen vom Typ Einzelperson können mit einem oder mehreren Kontakten von Firmen verküpft werden. Die verknüpften Kontakte werden auf der Einzeladresse im Register "Kontakte & Adressen" angezeigt.

Auf Adressen vom Typ Unternehmen können Kontakte hinterlegt werden. Ein Kontakt kann als Typ "Kontakt" oder "Abteilung" definiert werden, dies steuert die Sichtbarkeit von Vorname und Nachname.

Kontakt-Arten:

  • Kontakt; Anschrift ist identisch mit Unternehmen, kann mit einer Adresse des Typ "Einzelperson" verknüpft werden

  • Rechnungs- oder Lieferkontakt; wird als Rechnungs- respektive Lieferkontakt verwendet und bei der Auftragserfassung beachtet, sofern auf dem Unternehmen keine Rechnungs- respektive Lieferadresse vorhanden ist (Modul "Kontakte verknüpfen"). Auf Rechnungs- und Lieferkontakten kann die Anschrift abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet.

  • Anderer Kontakt, Privater Kontakt; die Anschrift kann abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet


Verkauf & Einkauf
  • Ist Kunde / Ist Lieferant; eine Adresse kann gleichzeitig beides sein

  • Verkäufer; Vertreter, Aussendienstmitarbeiter

  • Mailing Opt-Out; verhindert Massenmailversand auf diese Adresse


Geburtstage

Die Filterung nach Geburtsdatum bietet verschiedene Funktionen:

  • Filter nach Geburtsdatum / Alter mit "ist gleich"; "ist grösser oder gleich" und "ist kleiner oder gleich"

  • Filter nach "Geburtstag (Tag)", "Geburtstag (Woche)" und "Geburtstag (Monat)" um unabhängig vom Alter nach Kontakten mit Geburtstag zu filtern

  • Fixer Filter "Geburtstage in den nächsten Tagen"; die Definition der Anzahl Tage zurück oder voraus erfolgt unter Einstellungen - Allgemeine Einstellungen - Kontakt Geburtstag Filter


Anreden

Unter Kontakte - Konfiguration - Anreden können die Anreden definiert werden.

  • Anrede; Bezeichnung

  • Abkürzung

  • Briefanrede; für die automatische Anzeige / Zusammensetzung der Briefanrede auf einem Kontakt. Felder der Adresse werden in geschweifte Klammern gesetzt z.B. "Sehr geehrter Herr {lastname}"


Allgemein

In der Kanban-Ansicht ist die Mailadresse direkt anwählbar um ein Mail zu verfassen oder die Mailadresse zu kopieren. Die Telefonnummer kann in der Mobilansicht direkt für einen Anruf angewählt werden. In der Desktopansicht kann mit einer Erweiterung eine Verknüpfung zu einer beliebigen Telefonanlage hinterlegt werden, damit Anrufe ebenfalls mit einem Click gemacht werden können.


Kontakte synchronisieren
Nextcloud Kontakte

Unter Einstellungen - Nextcloud kann die Einstellung erstellt oder angepasst werden:

  • Name; Bezeichnung des Nextcloud-Kontos

  • Hostname; Link zu Nextcloud

  • Login; Nextcloud Benutzername

  • Passwort: Nextcloud Passwort

  • URL-Pfad; wird über Nextcloud - Kontakte - Einstellungen - "..." Link kopieren übernommen ab /remote.php

  • Herunterladen; zum festlegen welche Kontakte heruntergeladen werden sollen

  • Hochladen; zum festlegen wie mit neuen Adressen und Änderungen umgegangen werden soll

  • Löschen in Nextcloud; zum festlegen was mit Flectra Adressen passiert, wenn in Nextcloud ein Kontakt gelöscht wird

  • Löschen in Flectra; zum festlegen was mit Nextcloud Kontakten passiert, wenn in Flectra eine Adresse gelöscht wird

  • Aktiv

  • Sync-Gruppe; zum festlegen falls nur bestimmte Kontakte aus Nextcloud in Flectra übernommen werden sollen (siehe unten)

  • Private Gruppe; wenn Nextcloud Kontakte in dieser Gruppe sind, werden sie nicht in Flectra übernommen (siehe unten)

  • Postfach-Namen; nach Bedarf ergänzen

  • Letzter Download

Kontakt in Nextcloud

Beim Erfassen eines Kontaktes in Nextcloud muss wenn immer möglich ein Label (Privat, Geschäftlich, Mobil) gesetzt werden. Diese werden in Flectra beachtet. Wenn ein Unternehmen erfasst wird und dazu eine Kontaktperson, wird die Kontaktperson in Flectra dem Unternehmen zugewiesen wenn das Feld Unternehmen auf der Kontaktperson identisch ist mit dem Name des Unternehmens. Weist die Kontaktperson Angaben mit dem Label Privat aus, wird nebst dem Kontakt auch eine Privatadresse erstellt und die Angaben entsprechend aufgeteilt. Die zusätlich erstellte Adresse in Flectra wird automatisch in den Nextcloud Kontakten aufgenommen.

Neue Kontakte und Änderungen in Nextcloud werden periodisch übernommen. Die Aktualisierung kann auch manuell über Aktion - "Adressen synchronisieren" ausgelöst werden.

Gruppen

Wenn alle Kontakte aus Nextcloud zu Flectra übernommen werden sollen, bleibt der Eintrag Sync-Gruppe leer. Nextcloud Kontakte welche der Gruppe "Private" zugewiesen sind, werden dann davon ausgenommen. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird dem Nextcloud Kontakt die Gruppe "Private" zugewiesen.

Wenn nur bestimmte Kontakte aus Nextcloud in Flectra übernommen werden sollen, muss dort eine entsprechende Gruppe erstellt und auf den Kontakten hinterlegt werden. Diese Gruppe muss unter Sync-Gruppe eingetragen werden. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird auf dem Nextcloud Kontakt die Sync-Gruppe entfernt.

Weitere Gruppen aus Nextcloud können in Flectra mit den Sichtworten der Adresse verbunden werden. Zur Verbindung muss auf den Stichworten in Flectra die "Nextcloud Gruppe" hinterlegt werden. Diese Verbindung basiert auf dem Text, der Eintrag auf dem Stichwort muss also exakt der Bezeichnung in Nextcloud entsprechen.

Die Sync-Gruppe und die Private Gruppe sind davon ausgenommen, der Eintrag der "Nextcloud Gruppe" muss dort leer bleiben.


Google Kontakte

Unter Einstellungen - Google Kontakte kann die Einstellung erstellt oder angepasst werden:

  • Name; Bezeichnung des Google-Kontos

  • Herunterladen; zum festlegen welche Kontakte heruntergeladen werden sollen

  • Hochladen; zum festlegen wie mit neuen Adressen und Änderungen umgegangen werden soll

  • Löschen in Google; zum festlegen was mit Flectra Adressen passiert, wenn in Google ein Kontakt gelöscht wird

  • Löschen in Flectra; zum festlegen was mit Google Kontakten passiert, wenn in Flectra eine Adresse gelöscht wird

  • Aktiv

  • Vorhandene Gruppen; zeigt alle vorhandenen Gruppen und ID aus Google an (siehe unten)

  • Sync-Gruppe; zum festlegen falls nur bestimmte Kontakte aus Google in Flectra übernommen werden sollen (siehe unten)

  • Private Gruppe; wenn Google Kontakte in dieser Gruppe sind, werden sie nicht in Flectra übernommen (siehe unten)

  • Postfach-Namen; nach Bedarf ergänzen

  • Letzter Download

Kontakt in Google

Beim Erfassen eines Kontaktes in Google muss wenn immer möglich ein Label (Privat, Geschäftlich, Mobil) gesetzt werden. Diese werden in Flectra beachtet. Wenn ein Unternehmen erfasst wird und dazu eine Kontaktperson, wird die Kontaktperson in Flectra dem Unternehmen zugewiesen wenn das Feld Unternehmen auf der Kontaktperson identisch ist mit dem Name des Unternehmens. Weist die Kontaktperson Angaben mit dem Label Privat aus, wird nebst dem Kontakt auch eine Privatadresse erstellt und die Angaben entsprechend aufgeteilt. Die zusätlich erstellte Adresse in Flectra wird automatisch in den Google Kontakten aufgenommen.

Neue Kontakte und Änderungen in Google werden periodisch übernommen. Die Aktualisierung kann auch manuell über Aktion - "Adressen synchronisieren" ausgelöst werden.

Gruppen

Wenn alle Kontakte aus Google zu Flectra übernommen werden sollen, bleibt der Eintrag Sync-Gruppe leer. Google Kontakte welche der Gruppe "Private" zugewiesen sind, werden dann davon ausgenommen. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird dem Google Kontakt die Gruppe "Private" zugewiesen.

Wenn nur bestimmte Kontakte aus Google in Flectra übernommen werden sollen, muss dort eine entsprechende Gruppe erstellt und auf den Kontakten hinterlegt werden. Diese Gruppe muss unter Sync-Gruppe eingetragen werden. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird auf dem Google Kontakt die Sync-Gruppe entfernt.

Weitere Gruppen aus Google können in Flectra mit den Sichtworten der Adresse verbunden werden. Dazu muss zuerst die Gruppe in Google erstellt werden. In Flectra auf der Einstellung der Synchronisation wird danach oben über Aktion "Gruppen aktualisieren" gewählt. Der Code "contactGroups/...." wird nun auf dem entsprechenden Stichwort in Flectra unter "Google Gruppe" eingetragen. Die Sync-Gruppe und die Private Gruppe sind davon ausgenommen, der Eintrag der "Google Gruppe" muss dort leer bleiben.

Synchronisation zu Endgeräten

Falls nicht alle Google Kontakte auf weitere Geräte der Mitarbeiter (Smartphone, PC usw.) übertragen werden sollen, kann dies mit den Labels (Gruppen) geführt werden, welche bereits in Flectra vergeben werden können. Bei der Synchronisation zu den meisten Geräten und Mailprogrammen kann nur eine bestimmte Gruppe aus Google Kontakte übernommen werden.


Reihenfolge im "Drucken"-Menü

Unter Einstellungen - Technisch - Berichstwesen - Berichtswesen kann für jedes Modell z.B. account.invoice die Reihenfolge der Berichte mit der Nummernfolge festgelegt werden.


Berechtigung
Konti

Unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen befindet sich der Kontenplan. Dieser wird bei der Installation automatisch angelegt und entspricht dem Schweizerischen Kontenplan.


Aufwands- und Erlöskonto auf Produkten

Bei jedem Einkauf oder Verkauf wird zwingend ein Aufwands- respektive Erlöskonto benötigt. In Flectra müssen nicht auf jedem Produkt einzeln die Konti hinterlegt werden. Bei der Auftragserfassung wird das Konto nach folgender Priorität geladen:

  • vom Produkt

  • von der Produktkategorie

  • vom Verkaufsjournal

Wenn für einen Artikel nach diesen Kriterien kein Konto gefunden wird, muss das Konto bei der Erfassung ausgewählt werden. Eine Ausnahme bildet hier der POS; das Produkt kann ohne Angabe eines Kontos erfasst werden, aber beim Abschluss überprüfen & verbuchen kommt eine Meldung die auf das fehlende Konto hinweist. Es ist sinnvoll, wenn auf dem POS Journal ein Standard Sollkonto und ein Standard Habenkonto definiert ist.


MWST

Über Abrechnung - Konfiguration - Finanzen - Steuern sind die gängigen Schweizer MWST-Sätze hinterlegt:

  • Steuerbezeichnung

  • Steuergültigkeit; Legt fest, wann die Steuer ausgewählt werden kann. Mit "Keine" kann sie nur für Gruppen (siehe unten) verwendet werden.

  • Steuerberechnung; "Prozentsatz des Preises" ist Standard für die Schweiz, Verwendung von Gruppen (siehe Takeaway)

  • Betrag; Prozentsatz

  • Konti für MWST Debitoren und Kreditoren

Register Rechnungstexte

  • Kurzer und Langer Text für Belege

Register Erweiterte Optionen

  • Steuergruppe; hier können Steuersätze für die Darstellung auf der Rechnung zusammengefügt werden

  • Beinhaltet in Preis; wenn MWST inkl

  • Auswirkung auf nachfolgende Steuern; wenn unabhängig von MWST noch andere Steuern auf einem Produkt sind, kann hier festgelegt werden ob die nachfolgende Steuer auf dem Preis vor oder nach der ersten Steuer berechnet wird.

  • Tax Adjustment; für manuelle Nachbearbeitung in der Steuerabrechnung


Steuerzuordnung

Unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen sind auch die Steuerzuordnungen. Hiermit können hinterlegte Steuern auf Produkten nach bestimmten Regeln geändert werden. Dies wird zum Beispiel bei Import/Export verwendet wobei alle MWST-Sätze mit 0% ersetzt werden. Diese Steuerzuordnung kann direkt auf einer Adresse hinterlegt werden oder auf einem Auftrag ausgewählt werden. Ein weiterer Anwendungsbereich ist die reduzierte MWST bei Takaway in einem Restaurant (siehe Takeaway).

  • Steuerzuordnung; Bezeichnung

  • Aktiv

  • Automatisch erkennen; zur Steuerung der MWST in anderen Ländern / Regionen, Auswahl von Land und/oder Region wird nötig

  • Ursprüngliche Steuern beim Produkt; zu ersetzende MWST

  • Verfügbare Steuer; neu anzuwendende MWST


Takeaway

Für Takaway gilt auf alkoholfreien Getränken und Lebensmittel der reduzierte Steuersatz. Um dies am Point of Sale steuern zu können muss eine entsprechende Steuerzuordnung erstellt werden. Damit die Produkte erkannt werden können, bei welchen die Steuer vom Normalsatz auf den reduzierten Satz geändert werden können wird eine neue Steuer benötigt.

Vorgehen:

  • Über Abrechnung - Konfiguration - Finanzen - Steuern einen neuen MWST-Satz anlegen, respektive den Normalsatz "7.7 (inkl)" duplizieren und umbenennen auf "7.7 / 2.5 Takeaway (inkl)". Unter Steuerberechnung von "Prozentsatz des Preises" auf "Steuergruppe" umstellen und die Steuer "7.7 (inkl)" auswählen. Hiermit wird sichergestellt, dass dieser Satz nicht als separater Satz in der Buchhaltung auftaucht.

  • Über Abrechnung - Konfiguration - Finanzen - Steuerzuordnung einen neuen Eintrag mit Bezeichnung Takeaway eröffnen und die "Ursprüngliche Steuer" "7.7 / 2.5 Takeaway (inkl)" an die "Verfügbare Steuer" "2.5 (inkl)" zuweisen.

  • Auf den entsprechenden Produkten (alkoholfreien Getränken und Lebensmittel) den neuen MWST-Satz bei der Verkaufs-MWST hinterlegen, allenfalls bereits vorhandenen Satz ersetzen.

  • In den relevanten POS die Steuerzuordnung hinterlegen (siehe POS anlegen)


Saldosteuersatz

Wenn mit einem Saldo- oder Pauschalsteuersatz abgerechnet wird, muss das Modul in4tax_net installiert werden.

Konfiguration für Saldosteuersatz:

  • Auf den MWST-Sätzen Verkauf wird der Pauschalsteuersatz hinterlegt, je nach Bewilligung zwischen 0.1 und 6.5 %

  • Auf den MWST-Sätzen Einkauf wird der Pauschalsteuersatz von 0 % hinterlegt

Abrechnung:

  • Unter Abrechnung - Finanzberater - Aktionen wird "Pauschalsteuer abrechnen" aufgerufen

  • Datum der Buchung; normalerweise identisch mit Enddatum

  • Journal; Sonstige Operationen

  • Referenz; Hinweistext

  • Start- / Enddatum

  • Mit Erstellen wird der Buchungssatz automatisch erstellt

Achtung: Es wird nicht geprüft, ob eine Periode oder einzelne Buchung schon abgerechnet wurde. Wenn für eine Periode die Abrechnung mehrmals gestartet wird, wird sie auch mehrmals abgerechnet.

Um Nachbuchungen zu generieren, muss der vorhandene Buchungssatz storniert und die Abrechnung nochmals aufgerufen werden.


Diverses

  • Wenn Produkt Lagerprodukt, kann Verfolgbarkeit gewählt werden.

  • Bei WE kann die Charge zugewiesen erstellt werden, ein Eingang kann auf div Chargen aufgeteilt werden 

  • Verkauf; Los mit kleinster Nummer wird automatisch zugewiesen


Apps

Je nach gewünschter Anwendung werden folgende Module installiert:

  • Modul Mitarbeiterverzeichnis

  • Modul Personalabrechnung, installiert auch Abwesenheitsverwaltung und Mitarbeiterverträge

  • Modul Anwesenheitszeiten, installiert auch Zeitnachweise/Anwesenheitszeiten

  • HR-spezfische Gnehm Informatik Module

  • Modul Spesenverwaltung


Personal

Jeder Mitarbeiter wird unter Personal erfasst, damit Lohnabrechnungen erstellt und Anwesenheitszeiten erfasst werden können.


Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für die Personaleinstellungen folgende Berechtigungen:

  • ohne; externer Benutzer, hat nur Zugriff auf das Portal / Webshop

  • Mitarbeiter; sieht alle Mitarbeiter, und deren Anwesenheit, kann keine Änderungen vornehmen, hat keinen Zugriff auf Verträge

  • Sachbearbeiter; kann Änderungen vornehmen, Mitarbeiter inaktiv stellen und Abteilungen bearbeiten

  • Manager; hat Zugriff auf Verträge


Mitarbeiter anlegen

Vorgehen bei einem neuen Mitarbeiter im Betrieb:

  • Falls der Mitarbeiter Zugriff auf Flectra bekommt muss zuerst ein Benutzer angelegt werden (Einstellungen - Benutzer). Dies erstellt automatisch eine Adresse. Die automatisch erstellte Adresse dem Unternehmen als Kontakt zuweisen.

  • Falls kein Benutzer angelegt wurde, muss der Kontakt zum Unternehmen manuell angelegt werden. Dies wird am einfachsten über die Adresse des Unternehmens gemacht.

  • Anschliessend die Privatadresse des Mitarbeiters mit allen vorhandenen Angaben erfassen, wobei Geburtsdatum und Bankverbindung für eine Lohnabrechnung zwingend sind.

  • Nun auf dem Unternehmenskontakt auf dem Feld Person die Privatadresse zuweisen und die restlichen Felder ergänzen.

Mitarbeiter anlegen:

  • Benutzer verknüpfen, hiermit werden alle verknüpften Angaben vom Unternehmenskontakt und der Privatadresse übernommen

  • Hinterlegtes Bankkonto auswählen

  • Weitere Informationen wie Sozialversicherungsnummer (AHV-Nr) ergänzen


Vertrag

Beim Mitarbeiter kann oben über Verträge ein Vertrag angelegt werden:

  • Vertragsreferenz; Mitarbeitername und evt hilfreiche Hinweise

  • Vertragstyp; Monatslohn, Stundenlohn, Freiberufler und weitere, nur informativ

  • Vergütungsstruktur; Monats- oder Stundenlohn, getrennt nach Männer / Frauen, siehe Lohnstruktur

  • Vergütung pro Monat; Monatslohn Brutto

  • Vergütung pro Stunde; Stundenlohn brutto, kann auch zur Auszahlung von Überzeit bei Monatslohn verwendet werden

  • Monatliche BVG-Beiträge; nur bei Verwendung, wird zu je 50% auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt

  • 13. Monatslohn und Mitarbeiterbonus; muss mit einer separaten Lohnabrechnung vergütet werden

  • Startdatum

  • Arbeitsplan; richtigen Plan hinterlegen, siehe Arbeitsplan

  • Lohnjournal; zwingend hinterlegen, damit Lohnabrechnungen vergütet werden können

Nach dem Speichern muss der Vertrag auf "Laufend" gesetzt werden, dies kann rechts oben gemacht werden oder eine Ebene zurück auf Verträge in die Spalte "Laufend" schieben.


Weiteres

  • Ein Benutzer ist nicht zwingend notwendig, wenn der MA keinen Zugriff auf Flectra benötigt. Wenn aber die Anwesenheitszeiten erfasst werden, wird der Benutzer benötigt und muss dann mit dem Mitarbeiter verknüpft werden.

  • Auf jedem Mitarbeiter sind die Soll-Stunden bis zum Vortag (Saldo) und die Stunden vom aktuellen Tag ersichtlich. (siehe Zeitsaldo)


Personalabrechnung
Berechtigung

Auf den Benutzer gibt es für die Personalabrechnung folgende Berechtigungen:

  • ohne; keinen Zugriff, Einstellung für normale Mitarbeiter

  • Sachbearbeiter; kann Lohnabrechnungen erstellen, bearbeiten und abschliessen

  • Administrator; kann zusätzlich alle Einstellungen bearbeiten und Lohnabrechnungen stornieren


Grundlagen

Für die Lohnbuchhaltung sind folgende Angaben auf dem Mitarbeiter zu erfassen:


Arbeitsplan

Arbeitspläne werden für den Mitarbeitervertrag und die Lohnabrechnung für Mitarbeiter im Stunden- und Monatslohn verwendet. Sie werden mit aktiviertem Entwicklermodus unter Einstellungen - Technisch - Ressource - Arbeitspläne erstellt.

Stundenlohn:

  • Beziechnung Stundenlohn; ein Arbeitsplan für alle MA im Stundenlohn reicht, vorerst speichern und nochmals auf Bearbeiten

  • Gemeinde, wird bei mehreren Standorten des Unternehmens für die Hinterlegung der Feiertage verwendet

  • Aktiv

  • Arbeitszeiten; alle löschen

Monatslohn:

Beim Monatslohn werden die Wochenstunden für die Berechnung der Arbeitstage, Ferien und Feiertagen verwendet.

  • Bezeichnung mit Arbeitspensum, Wochentagen, Mitarbeiter, je nach Bedürfnis

  • Gemeinde, wird bei mehreren Standorten des Unternehmens für die Hinterlegung der Feiertage verwendet

  • Aktiv

  • Arbeitszeiten; exakte Zeiten nach Pensum und Anwesenheits-Halbtag erfassen

  • Abwesenheiten; nichts eintragen, Feiertage und andere Abweseneheiten werden automatisch hier übernommen

Bei einem Wechsel vom Pensum oder den Anwesenheits-Halbtagen muss auch der Ferienanspruch angepasst werden. Damit dieser Wechsel keinen Einfluss auf vorhandene, rückliegende Lohnabrechnungen hat, können die Arbeitzeiten mit einem Von- und Bis-Datum versehen werden.


Lohnarten

Die Lohnarten sind die Grundlage für die Lohnstrukturen. Sie beinhalten Informationen über die Berechnung der Lohnabrechnungen. Ändern Sie die Lohnarten nur, wenn Sie genau wissen was Sie tun. Grundsätzlich sollten Sie keine Änderungen an den Lohnarten der Kategorien Basis, Brutto und Netto vornehmen, dort sind Berechnungsformeln hinterlegt.

Auf den Lohnarten der Kategorie Zulagen sind für Angestellte im Stundenlohn die Zulagen für Ferien- und Feiertagsentschädigungen und der Anteil 13. Monatslohn hinterlegt. Wenn diese Lohnarten bei Ihnen keine Anwendung finden, können sie aus der Lohnstrukturen für Stundenlohn entfernt werden.

Die Lohnarten der Kategorie "Abzüge (Arbeitnehmer)" beinhalten alle Abzüge für den Arbeitnehmer, beim BVG wird der Betrag aus dem Vertrag beachtet, für die weiteren Abzüge sind Prozentsätze des Bruttolohnes definiert, welche hier bei Bedarf angepasst werden können. Beachten Sie, dass Satz-Anpassungen für eine neue Periode erst gemacht werden können, wenn die alte Periode vollständig abgerechnet ist.

Unter Finanzen sind die Kontos eingetragen auch welche die jeweiligen Lohnarten gebucht werden.


Lohnstruktur

Auf der Lohnstruktur werden die Vergütung, Zulagen und Abzüge definiert. Im weiteren wird hier auch gesteuert ob die Arbeitstage beachtet werden sollen und ob Anwesenheiten geführt werden.

  • Mit Arbeitstagen; grundsätzlich werden bei Monatslohn die Arbeitstage immer geführt, sie werden für die Ferienabrechnung verwendet, bei Stundenlohn sind sie im Normalfall deaktiviert

  • Mit Anwesenheiten; sobald Anwesenheiten erfasst werden sollen, muss dies aktiviert sein. Für Mitarbeiter im Monatslohn welche fixe, regelmässige Arbeitszeiten haben oder einen Arbeitsvertrag ohne Zeiterfassung haben, kann dies deaktiviert werden. Für die Berechnung des Stundenlohns müssen die Anwesenheiten immer aktiv sein

In der Lohnstruktur sind auch die Arbeitgeberbeiträge aufgeführt, damit diese Beiträge beim Abschliessen einer Lohnabrechnung richtig in die Buchhaltung kommen. In der Berechnung des Nettolohnes sind diese Abzüge aber ausgeschlossen.


Lohnabrechnung erstellen

Unter Personalabrechnung wird pro Mitarbeiter und Monat eine Abrechnung erstellt:

  • Periode; normalerweise ein Kalendermonat

  • Arbeitsvertrag; wird anhand des Mitarbeiter automatisch gesetzt

  • Lohnstruktur; wird anhand des Mitarbeiters automatisch gesetzt, kann aber z.B. zur Zahlung vom 13. Monatslohn geändert werden

  • Button "Berechne Arbeitstage"; nur sichtbar, wenn auf der Lohnstruktur "Mit Arbeitstage" aktiv ist. Berechnet die Arbeitstage des Monats unter Berücksichtigung von allen Abwesenheiten, kann jederzeit angewählt werden, muss vor dem Abschluss nochmals nachgeführt werden.

  • Button "Berechne Anwesenheiten"; nur sichtbar wenn auf der Lohnstruktur "Mit Anwesenheiten" aktiv ist. Berechnet die geleisteten Stunden des Monats und führt den Saldo nach, kann jederzeit angewählt werden, wird beim Abschluss automatisch nachgeführt.

  • Button "Berechne Vergütung"; wird erst beim Abschluss angewält, kann bei Änderungen wiederholt angewählt werden.

  • Button "Abschliessen"; schliesst die Abrechnung ab, sperrt die anderen Buttons und die dazugehörenden Anwesenheiten und Abwesenheiten. Abgeschlossenen Abrechnungen können nicht mehr geändert werden. Wenn Änderungen notwendig sind, muss die Abrechnung storniert und eine neue Abrechnung erstellt werden.

  • Button "Zahlung erstellen"; erst sichtbar, wenn die Lohnabrechnung abgeschlossen wurde. Erstellt eine Zahlung im gewählten Journal.

Es gibt auch eine Möglichkeit die Lohnabrechnung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit Lohnabrechnungsläufen zu machen. Auch die Zahlungen können anschliessend in einem Schritt erstellt werden. Wenden Sie sich bitte an uns wenn Sie daran interessiert sind.


Abwesenheiten

Über die Abwesenheiten werden die Ferien, Krankheit und andere Abwesenheiten wie Mutterschaftsurlaub, Unbezahlter Urlaub, Militär, Ausgleichstage usw. verwaltet. Die Feiertage werden über die "Ressource Abwesenheiten" erfasst und sind im Abschnitt Personal dokumentiert.


Berechtigungen

Ein Vorgesetzter hat auf den Abwesenheiten seiner Untergebenen die gleichen Rechte wie auf sich selber und kann deren und seine eigenen Abwesenheiten bewilligen oder ablehnen.

  • ohne; sieht alle Abwesenheiten, kann eigene Anträge erfassen, ändern und löschen solange sie nicht geprüft oder genehmigt sind. Genehmigte Abwesenheiten kann er nur löschen, wenn der Abwesenheitstyp auf "Automatisch genehmigen" gestellt ist.

  • Sachbearbeiter; kann alle Vorgänge erledigen ausser Einstellungen bearbeiten

  • Administrator; kann zusätzlich Einstellungen bearbeiten; kann Abwesenheiten ändern auch wenn die Personalabrechnung für diese Periode schon abgeschlossen ist


Feiertage

Feiertage werden über Einstellungen – Technisch – Ressource – Ressource Abwesenheiten erfasst. Dafür muss der entsprechende Abwesenheitstyp angegeben werden. Wenn Arbeitsstunden und Ressourcen (Mitarbeiter) leer gelassen werden, wird der Eintrag automatisch auf alle Arbeitspläne erstellt.

Wenn Ihr Betrieb Standorte in unterschiedlichen Gemeinden mit unterschiedlichen Feiertagen hat, können Sie auf den Arbeitsplänen den Standort hinterlegen. Die Feiertage können auch über den Feiertage-Import importiert werden. Dazu sind Administrator-Berechtigung und der Entwicklermodus nötig. Den Import finden Sie über Einstellungen - Technisch - Import / Export - Feiertage-Import (CH). Die Datei zum einlesen können Sie über feiertagskalender.ch herunterladen. Wählen Sie über die Region und Amt die gewünschte Gemeinde aus. Stellen Sie den "Inhalt der Dateien" auf "Gesetzliche und nicht anerkannte Feiertage" und laden Sie die CSV-Datei herunter.

Beim Import laden Sie die Datei hoch, wählen den Abwesenheitstyp Feiertage und die Gemeinde. Nach dem Import müssen Sie über Einstellungen - Ressourcen - Abwesenheiten noch prüfen, ob allenfalls Feiertage eingetragen wurde, welche bei Ihnen nicht gelten, die Daten sind leider nicht immer ganz richtig. Zum Löschen reicht es den Feiertag ohne Zuweisung an einen Arbeitsplan zu löschen, dann werden auch alle Einträge auf den Arbeitsplänen gelöscht.


Abwesenheitstypen

Über Abwesenheiten - Konfiguration - Abwesenheitstypen können die Typen angepasst und ergänzt werden:

  • Abwesenheitstyp; Beizeichnung

  • Code; wird für die Gruppierung auf der Lohnabrechnung verwendet

  • Genehmigungstyp; Automatisch, Einfache oder Doppelte Genehmigung

  • Zeit justieren; Angabe ob Abwesenheit minutengenau, pro Halbtag oder Tag erfasst werden kann.

  • Limite überschreiten erlaubt; ist bei allen Abwesenheiten ohne vordefinierte Dauer sinnvoll, also z.B. Krankheit usw. Für Ferien wird die Dauer vordefiniert.

  • Als Arbeitstage anrechnen; ist standardmässig aktiviert. Deaktivieren z.B. für Kompensation, somit wird der Kalendereintrag gemacht und der Genehmigungsprozess wird durchlaufen, aber auf der Zeitabrechnung nicht als Arbeitstage gerechnet.

  • Zeiterfassung; ist standardmässig aktiviert, damit werden Abwesenheiten auf ein internes Projekt geschrieben und können unter der Zeiterfassung ausgewertet werden.


Ferienanspruch

Für jeden Mitarbeiter muss der Ferienanspruch eines Jahres hinterlegt werden. Damit dies nicht für jeden MA einzeln gemacht werden muss, kann mit den Mitarbeiter-Tags gearbeitet werden. Diese werden über Personal – Konfiguration – Mitarbeiter-Tags erfasst und auf dem MA hinterlegt, z.B. "4 Wochen Ferien bei 100%-Anstellung".

Nun wird über Abwesenheiten – Zur Genehmigung – Ansprüche der Anspruch jedes Mitarbeiters / Mitarbeiter-Tags erfasst. Als Beispiel für den "4 Wo/100%":

  • Beschreibung: Ferien 2019

  • Abwesenheitstyp: Ferien

  • Modus: Nach Mitarbeiter-Tag

  • Mitarbeiter-Tag: "4 Wo/100%

Nach dem Speichern kann der Anspruch gleich genehmigt werden, womit der Ferienanspruch auf dem Mitarbeiter sichtbar wird.

Für Teilzeitangestellte werden die Ferientage nicht auf die Stellenprozent gekürzt, sondern anhand der Anwesenheits-Halbtage definiert. Ausgehend von 20 Ferientagen bei 100% ergeben sich folgende Beispiele:

  • jemand der immer vormittags arbeitet ist 5 Halbtage anwesend woraus sich folgende Berechnung ergibt  20 Tage / 10 * 5 (Anwesenheitstage pro Woche) = 10 Tage Anspruch

  • jemand der Montag, Mittwoch, Freitag arbeitet ist an 6 Halbtagen anwesend, also 20 Tage / 10 * 6 = 12 Tage Anspruch

  • jemand der Montag und Dienstag nur Vormittags arbeitet und am Mittwoch Vor- und Nachmittag ist an 4 Halbtagen anwesend = 8 Tage Anspruch


Abwesenheit beantragen

Der Mitarbeiter kann über den Kalender unter Abwesenheiten seine Abwesenheiten erfassen. Bei Ferien werden die Arbeitstage und Feiertage berücksichtigt, es werden nur Tage gezählt an welchen er effektiv arbeitet und nicht als Feiertag hinterlegt sind.


Anwesenheiten
Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für die Anwesenheiten folgende Berechtigungen:

  • ohne; hat keinen Zugriff

  • Benutzer; hat Zugriff auf die eigenen Anwesenheitszeiten, um manuell ein- und auszuchecken sowie zu ändern.

  • Sachbearbeiter; bedingt auch Sachbearbeiter auf Personal, was hiermit automatisch gesetzt wird. Hat Zugriff auf alle Anwesenheitszeiten und sieht Zeitsaldo auf allen Mitarbeitern.

  • Manager; kann zusätzlich Einstellungen verändern

Auf dem Mitarbeiter kann zudem ein Flag Ein-/Auschecken gesetzt werden, auch wenn der Benutzer keine Berechtigung auf den Anwesenheiten hat, erscheint so das Ein-/Auschecken Menu und die Arbeitszeiten können gesehen werden.

Ein Vorgesetzter hat auf den Anwesenheiten seiner Mitarbeiter die selben Rechte welche er selbst hat.


Erfassung
  • Unter Check In / Check Out befindet sich die Stempeluhr um die Anwesenheitszeiten zu erfassen. Mit entsprechender Berechtigung können diese Zeiten über Anwesenheitszeiten mutiert werden.

  • Unter Anwesenheitszeiten können die Zeiten manuell erfasst oder geändert werden. Über Anlegen wird ein neuer Datensatz erstellt, Tagesdatum und aktuelle Zeit werden vorgeschlagen, können aber geändert werden. Zum Auschecken wird der Datensatz bearbeitet und das Flag "Auschecken" gesetzt, die Zeit wird vorgeschlagen, kann aber geändert werden.


Zeitsaldo

Auf dem Mitarbeiter wird der Zeitsaldo anhand des Arbeitsplanes berechnet. Der Saldo zeigt die erfassten Anwesenheitszeiten bis zum Vortag. Die Anwesenheitszeiten des aktuellen Tages werden separat angezeigt. Die Sichtbarkeit des Saldos wird über die Benutzerberechtigung "Anwesenheitszeiten" gesteuert, wobei Vorgesetzte die Saldi ihrer Mitarbeiter sehen.

Statistiken

Unter Personal - Berichtswesen gibt es eine Pivot-Statistik der Soll- und Ist-Zeiten, nebst den Anwesenheiten werden separat die Abwesenheiten wie Ferien, Feiertage usw. ausgewiesen.

Eine detaillierte Darstellung der Ansicht der Abwesenheiten bietet am gleichen Ort die Statistik der An- und Abwesenheiten. Unter Abwesenheiten - Konfiguration kann auf den Abwesenheitstypen ein Name für Auswertungen vergeben werden. Wenn dieser bei mehreren Typen gleich ist, werden diese in der Statistik zusammengefasst. Vor dem Name kann eine Numerierung ergänzt werden umd die Reihenfolge auf der Statistik zu verändern. Die Standard-Numerierung wird in diesem Fall nicht mehr beachtet/angezeigt.


Spesenabrechnung
Produkte

Damit die Spesen abgerechnet werden können, müssen entsprechende Produkte im Verkauf erfasst werden. Mit der Installation des Moduls Spesen wir dein erster Artikel automatisch angelegt und kann überschrieben werden.

  • Kann verkauft/eingekauft werden; optional

  • Als Ausgabe verwenden; ja

  • Kategorie; Expenses

  • Verkaufspreis; leer lassen

  • Kosten; Betrag, falls nicht variabel, z.B. 1.--/km

  • Einheiten; anpassen falls gewünscht


Spesen erfassen

Über Aufwand - Meine Personalspesen - Spesen für die Einreichung werden die einzelnen Positionen erfasst.

  • Beschreibung

  • Produkt

  • Preis, anpassen falls nicht vorgegeben

  • Menge; anpassen falls nötig

  • Mitarbeiter

Eine einzelne Position kann direkt dem Manager vorgelegt werden zur Genehmigung oder zusammen mit weiteren Spesen-Positionen zu einem Spesenbericht zusammengeführt werden. Dazu die weiteren Positionen erfassen und anschliessend über Aufwand - Meine Personalspesen - Spesenberichte den die Positionen zusammenführen.

  • Zusammenfassung

  • Mitarbeiter

  • Einträge hinzufügen; es können mehrere gleichzeitig ausgewählt werden


Spesen abrechnen

Über Aufwand - Zur Genehmigung - Sepsenberichte zu genehmigen können die erfassten Spesenpositionen und -abrechnungen gedruckt, verbucht und bezahlt werden.


Auf dem Benutzer gibt es für Helpdesk folgende Einstellungen:

  • ohne; externe und interne Benutzer haben über das Portal Zugriff um Tickets zu sehen, kommentieren und erstellen

  • Benutzer; kann Kategorien, Teams und Tickets sehen aber nur Tickets bearbeiten welche ihm oder seinem Helpdesk-Team zugewiesen sind

  • Sachbearbeiter; kann Kategorien, Teams und Tickets bearbeiten und die Statistik aufrufen

  • Administrator; kann zusätzlich alle Einstellungen vornehmen


Über Helpdesk - Konfiguration werden die Stufen für die Teams angelegt.

  • Stufe; Bezeichnung

  • Stufentyp; steuert Sichtbarkeit im Portal und Bearbeitung

  • Nummernfolge

  • In Kanban zugeklappt

  • Teams

  • Beschreibung

Die Stufen können auf jedem Team frei gewählt werden.


Über Helpdesk - Konfiguration können Teams erfasst werden:

  • Team; Bezeichnung

  • Projekt; nur sichtbar wenn in den Einstellungen mit Projekten verbunden, es werden nur Projekte angezeigt welche "In Helpdesk verwenden" aktiviert haben

  • Aufgabe; nur sichtbar wenn in den Einstellungen mit Projekten verbunden, es werden nur Aufgaben des ausgewählten Projektes angezeigt auf welchen "In Helpdesk verwenden" aktiviert ist

  • Kategorien; Verbindung zwischen Teams und Kategorien

  • Mitglieder; Team Mitarbeiter, diese sollten mindestens die Berechtigung "Benutzer" haben


Über Helpdesk - Konfiguration werden die Kategorien angelegt:

  • Kategorie; Bezeichnung

  • Code

  • Teams

  • Vorlage für Ticket; hier können Vorgaben hinterlegt werden, welche auf jedem neuen Ticket dieser Kategorie übernommen werden, z.B. Problem, Fehlermeldung, Wo, damit der Anwender die nötigen Informationen erfasst


Helpdesk kann mit Projekten und Aufgaben verbunden werden. Dazu muss unter Helpdesk - Konfiguration - Einstellungen "Verwende Projekte" aktiviert werden. Anschliessend kann auf einem Projekt "In Helpdesk verwenden" aktiviert werden und danach auch auf den Aufgaben des Projekts.

Anschliessend muss auf dem Team ein Projekt und falls gewünscht eine Aufgabe zugewiesen werden. Anschliessen kann auf einem Ticket über die erweiterte Funktion "Aufgaben" eine neue Aufgabe erstellt werden. Wenn auf dem Team nur ein Projekt hinterlegt ist, wird eine Aufgabe zu diesem Projekt erstellt, ist auf dem Team auch eine Aufgabe vorgegeben, wird eine Teilaufgabe zu dieser Aufgabe erstellt.

Auf der Aufgabe wird das dazugehörende Ticket angezeigt.


Im Portal auf der Webseite können eingeloggte, interne und externe Benutzer alle Tickets sehen sofern sie als Team-Mitglied definiert sind oder ihnen ein Ticket zugewiesen ist. Im Portal können den Tickets Nachrichten erfasst werden. Interne Benutzer können zudem steuern ob eine Nachricht veröffentlicht ist oder nicht. Den Tickets können Dateien angehängt werden.


Nextcloud Kalender synchronisieren

Damit der Kalender mit Nextcloud synchronisiert werden kann wird das Modul in4nextcloud_calendar benötigt. Zuerst muss unter Einstellungen - Nextcloud - Kalender-Einstellungen eine Einstellung erstellt werden:

  • Name; Bezeichnung, am besten den Nextcloud-Benutzer nehmen

  • Benutzer; meist Administrator, wird verwendet, wenn der Benutzer welcher den Termin erstellt nicht mit dem Nextcloud-Kalender verbunden ist, aber Teilnehmer mit einem Nextcloud-Konto eingeladen sind.

Unter Einstellungen - Benutzer werden auf den gewünschten Benutzern die Informationen für den Zugriff auf den Nextcloud-Kalender hinterlegt:

  • Einstellungen; erstellte Einstellung auswählen (siehe oben)

  • Hostname; Link zu Nextcloud

  • Login; Nextcloud Loginname

  • Passwort; Nextcloud Passwort

  • URL-Pfad zum privaten Kalender; in Nextcloud neben dem entsprechenden Kalender auf die drei Punkte gehen und dort auf "Privaten Link kopieren". Anschliessend den Teil nach der Hauptdomaine hier eintragen. Beispiel: von http://nextcloud.example.com/remote.php/dav/calendars/admin/personal/ kommt http://nextcloud.example.com unter Hostname und /remote.php/dav/calendars/admin/personal/ unter URL-Pfad

  • Letzter Download

In den Einstellungen - Automation ist definiert, dass der Nextcloud-Kalender 1x pro Stunde synchronisiert wird.


Google Kalender Synchronisation

Um den Kalender mit Google Kalender zu synchronisieren muss zuerst in der Google Cloud Platform die Kalender API aktiviert werden. Eine ausführliche Anleitung dazu unter Flectra Google Kalender Synchronisation

Dies wird von Vorteil mit dem Google-Geschäftskonto erstellt und mit einem entsprechenden Benutzer in Flectra verbunden. Weitere Flectra-Benutzer werden mit einem eigenen Google-Konto verbunden sobald der Benutzer bei seinem Kalender das erste Mal den Button "Synchronosieren mit Google" klickt. Es spielt dabei keine Rolle ob ein neues Google-Konto mit der Login Mailadresse erstellt wird oder ein vorhandenes, privates Google-Konto verwendet wird. Es ist auch nicht zwingend, dass ein Benutzer seinen Kalender mit Google synchronisiert.


Farbe von Kalendereinträgen

Über Adressen - Einstellungen kann für jeden Kalenderbenutzer eine Farbe vorgegeben werden. Solange auf der Adresse keine Farbe vorgegeben ist, wird diese automatisch vergeben und kann sich auch ändern, was nicht sehr praktisch ist.

Sobald auf der Farbwert im Feld "Farbe für Kalender" angewählt wird, erscheint die Farbauswahl. Alle Kalendereinträge welche von dieser Person erstellt werden erhalten nun diese Farbe.


  •  Artikel einstellen auf Produktart Lagerartikel


Einstellungen - Allgemiene Einstellungen - Lager

  • Mengeneinheiten, einstellen von Umrechnungsmengen, z.B. 1 Meter = Basis, 1 cm = Faktor 100 kleiner, Rolle a 250 m = Faktor 250 grösser, ME für Einkauf und Verkauf kann unterschiedlich sein. Funktioniert innerhalb einer ME-Kategorie

  • Lots & Serial Numbers für Chargen

  • Ablaufdaten für Datum auf Chargen

  • Einstandskosten um Beschaffungskosten auf WE runterzubrechen

  • Lagerorte für Regal/Platz Info

  • Multi-Step Routes z.B. für WE Kontrolle


Lager - Einstellungen

  • Lagerorte; div Einstellungen, z.B. Entnahmestrategie (FiFo, LiFo, FeFo)

  • Produktkategorie; auch Einstellung Entnahmestrategie (zwingend), Inventurbewertung

  • Einstandskostenart; Definition von möglichen Beschaffungskosten nach Produktkategorien


Lager Dashboard

  • Zeigt pro Vorgang Warteliste und Verspätungen

  • Bei Mengenbestätigung manuell oder automatisch ->verwenden für WE-WA Kontrolle mit scanner


Weiteres

  • Inventur, z.B für alle Artikel, Mengen überschreiben, aber auch Möglichkeit alles auf 0 zu setzen

  • Ausschuss melden ->Bruch/Verlust

  • Einstandskosten ->zuweisen von Kosten an einen WE

  • Beschaffungsregeln noch anschauen

  • Scheduler kann manuell gestartet werden, löst Bestellung aus bei Minusmenge, aber erst nach Erfassung Verkaufsauftrag, läuft ansonsten einmal täglich automatisch

  • Meldebestände pro Artikel hinterlegen

  • Chargen/Seriennummern


Mit der Online Dokumentation können im Backend Kapitel über mehrere Hierarchiestufen erstellt werden. Die Kapitel sind je nach Sichtbarkeit öffentlich, also ohne Login auf der Webseite sichtbar, oder an bestimmte Benutzerberechtigungen gebunden. Über die Kategorien kann für einen externen Benutzer eine personalisierte Dokumentation zur Verfügung gestellt werden.

Als angemeldeter Benutzer mit entsprechender Berechtigung kann vom Frontend jedes Kapitel über den Button "Im Backend bearbeiten" aufgerufen und editiert werden.


Kapitel

Über Website - Dokumentation gelangt man zu den Kapitel. Jedes Kapitel kann als Teil eines anderen Kapitels definiert werden, womit eine Hierarchie erstellt werden kann. Für die Darstellung auf der Webseite sind sechs unterschiedliche Titelgrössen definiert, daher sollte die Hierarchie nicht mehr als 6 Stufen haben. Um ein neues Unterkapitel anzulegen geht man zuerst am besten auf das Kapitel und über die weiterführende Funktion auf die Unterkapitel. Wird hier ein neues Kapitel erstellt, wird das übergeordnete Kapitel automatisch als "Teil von" gesetzt.

  • Name

  • Aktiv; zum steuern ob der Beitrag auf der Webseite sichtbar ist

  • Teil von; Auswahl für übergeordnetes Kapitel

  • Nummernfolge; wird automatisch nachgeführt

  • Link; wird zum Verlinken von einem anderen Kapitel verwendet (Querverweise)

  • Untergeordnete sind Hauptkapitel; Hauptkapitel werden beim Klick gefiltert (siehe Hauptkapitel)

  • Webseiten

  • Sichtbar für; Einschränkung nach Benutzerberechtigungen, leer = öffentlich

  • Kategorien; zur Einschränkung auf bestimmte Themen und Verknüpfung mit Adressen

  • Verknüpfen mit; Verknüpfung auf anderes Kapitel (siehe Verknüpfung von Kapiteln)

  • Text; Editorfeld

  • Erstellt von / am

  • Aktualisiert von / am; Letzte Änderungen am Datensatz, auch z.B. durch Umsortierung

  • Geändert von / am; Letzte Änderung nur an Text oder Titel


Verknüpfung von Kapiteln

Wenn ein Teil einer Dokumentation mehrfach vorkommt, so muss dieser Text nicht mehrfach geführt werden. Das Kapitel wird einmal erstellt und kann danach an verschiedenen Orten in der Dokumentation wiederverwendet werden.

Dazu wird am neuen Ort ein Kapitel angelegt und mit "Verknüpfen mit" auf das bestehende Kapitel verwiesen. Dabei wir das Textfeld gesperrt und der Text des Vorlage-Kapitels übernommen. Die Daten unter "Information" sind beim Erstellen auf dem Tagesdatum. Sobald das Vorlage-Kapitel geändert wird, werden die Felder "Aktualisiert" und "Geändert" nachgeführt.


Darstellung

In der Listenansicht können die Kapitel mit dem Kreuzpfeil-Symbol an die gewünschte Position gezogen werden. Da jedesmal die Nummernfolge neu aufgebaut wird, muss nach jedem verschobenen Kapitel die Seite durch den Benutzer über die Taste F5 neu geladen werden. Die Einträge können auch nach "Erstellt am" oder "Geändert am" sortiert werden. Zur einfacheren Übersicht können die Kapitel nach Ebenen gefiltert werden. Untergeordnete Kapitel werden immer automatisch mit dem Kapitel verschoben.

Auf einem übergeordneten Kapitel können oben über die weiterführenden Funktionen die Untergeordneten Kapitel angezeigt werden.


Hauptkapitel

Mit dem Feld "Untergeordnete sind Hauptkapitel" wird das Verhalten beim Klick auf ein Kapitel im Baum festgelegt. Ein Klick auf ein Hauptkapitel verhält sich wie ein Filter, es wird nur noch das gewählte Kapitel und seine Unterkapitel angezeigt. Dies ist die Standardeinstellung.

Ist ein Kapitel nicht als Hauptkapitel festgelegt, verhält sich der Klick auf das Kapitel so, dass der Fokus auf das Kapitel springt und es zuoberst angezeigt wird, ohne dass dabei die anderen Kapitel ausgeblendet werden.


HR ist Hauptkapitel, so wird der Rest der Dokumentation ausgeblendet, Personal ist kein Hauptkapitel, beim Klick springt der Fokus auf das Kapitel.


Kategorien

Kategorien dienen zur Einschränkung der Dokumentation auf bestimmte Themen. Jedes Kapitel kann mehreren Kategorien angehören. Die Kategorien gelten auch für untergeordnete Kapitel. Die Kategorien können hierarchisch angelegt werden.

  • Name

  • Aktiv

  • Oberkategorie; Auswahl für übergeordnete Kategorie

  • Nummernfolge; wird automatisch vergeben


Kundenspezifische Dokumentation

Kategorien können auch auf Adressen hinterlegt werden. Somit ergibt sich eine Verknüpfung von Kapiteln und Kunden was eine kundenspezifische Dokumentation ermöglicht. Der Kunde braucht ein Portal-Login (externer Benutzer). Wenn sich der Kunde auf seinem Portal anmeldet, wird die Dokumentation eingeschränkt dargestellt, z.B. nur die Themenbereiche die ihn betreffen.


Suche

Die Suche in der Dokumentation auf der Webseite beitet verschiedene Möglichkeiten:

  • Suche nach Text in den Kapiteln

  • Erweiterte Suche nach neuen Kapiteln über "Erstellt seit"

  • Erweiterte Suche nach neuen und geänderten Kapiteln über "Geändert seit"

  • Einschränkung nach Kategorien


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Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für den Point of Sale folgende Berechtigungen:

  • ohne; kein Zugriff

  • Benutzer; hat Zugriff auf alle Funktionen ausser der Konfiguration und Kategorien

  • Administrator; hat vollen Zugriff

Auf jeder POS-Konfiguration kann zudem hinterlegt werden, welche Benutzer damit arbeiten. Leer = alle haben Zugriff.


Kategorien

Damit Produkte im POS angezeigt werden, müssen sie eine POS Kategorie haben. Auf dem Produkt wird diese im Register "Verkauf" hinterlegt. POS Kategorien werden unter Point of Sale - Katalog - Kategorien angelegt. Sie können hierarchisch über beliebig viele Stufen erstellt werden. Überlegen Sie sich eine praktische Struktur bevor Sie die Kategorien erstellen und auf den Produkten hinterlegen. Jede Kategorie kann auf einer POS-Konfiguration als Startkategorie eingesetzt werden.

Wenn also z.B. ein Fahrradgeschäft ein angeschlossenes Kaffee führt machen wohl die Hauptkategorien "Fahrradhandel" und "Gastronomie" Sinn, welche dann in der jeweiligen Konfiguration als Startkategorie gesetzt werden.


Point of Sale anlegen

Über Pont of Sale - Konfiguration - Point of Sale wird ein neuer POS-Konfiguration angelegt. Für eine POS-Konfiguration kann nur einmal am gleichen Endgerät eine Sitzung gestartet werden, an einem anderen Gerät kann mit dem gleichen Benutzer die Sitzung nochmals gestartet werden, Aufträge werden aber nicht zwischen den Geräten synchronisiert. In einem Restaurant kann es auch sinnvoll sein für jeden Mitarbeiter ein eigener POS anzulegen, dazu können diese dupliziert werden. Für einen gemischten Betrieb mit mehrere Endgeräten benötigt es Anpassungen / Erweiterungen, dazu nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

Viele Einstellungen sind selbsterklärend, nachfolgend einige Hinweise:

  • Bar/Restaurant; erweitert den POS um viele Funktionen wie Notizen pro Position, Tischplan, Belegdruck vor Bezahlung, welche auch für einen Laden verwendet werden können

  • Bilder der Produkte; Anzeige der Bilder kann deaktiviert werden, dann wird die Bezeichnung gross angezeigt

  • Startkategorie setzen; zum trennen von unterschiedlichen Anwendungen (z.B. Laden und Bar). Es kann auch eine übergeordnete Kategorie gewält werden

  • Virtuelle Tastatur; auf mobilen Endgeräten nicht notwendig, da diese sowieso über eine Virtuelle Tastatur verfügen. Kommt wohl nur noch bei älteren Windows/Mac zum Einsatz. Windows 10 kennt auch einen Tabletmodus

  • Belege als Lookup anzeigen; für verbesserte Darstellung auf Tablet werden die Kassenbelege in einem Dropdown statt als Tabs angezeigt

  • Beschreibung für Belege anzeigen; zur Vergabe von einer individuellen Tischnummer oder Namen

  • POSBox und Bardoce Scanner Konfiguration; wird durch Gnehm Informatik eingerichtet

  • Fiscal Position per Order; z.B. bei Takeaway eine abweichende Steuerzuordnung hinterlegen (siehe Takaway)

  • Steuerzuordnung; hier kann für diesen POS eine abweichende Steuerzuordnung als Standard definiert werden, z.B. Takaway-Stand eines Restaurants.

  • Kassenprüfung; hiermit muss der Kassenbestand am Anfang und Ende genau aufgenommen und eingetragen werden, Differenzen müssen gebucht werden

  • Prefill Cash Payment; so wird der Rechnungsbetrag automatisch in das Feld "Gegeben" eingetragen

  • Kassenschublade automatisch öffnen; nur sichtbar, wenn eine Schublade über die POSBox angeschlossen ist. Hiermit kann vermieden werden, dass die Schublade bei einer Barzahlung automatisch aufgeht

  • Bargeldrundung; siehe nächstes Kapitel

  • Belege drucken; ermöglicht den Bon zu drucken bevor eine Zahlung erfasst wird

  • Rechnung drucken; ermöglicht ab dem Bon eine Rechnung zu drucken

  • Belegverwaltung; ermöglicht aus der POS-Sitzung auf bisherige Belge zuzugreiffen, diese erneut zu drucken, zu stornieren oder duplizieren

  • Belegrabatte anzeigen; Rabatte auf dem gesamten Beleg, Konfiguration von Schnell-Buttons wie 10%, 20% usw. über Gnehm Informatik

  • Bonus Produkte; siehe Guthabenverwaltung

  • Verfügbare Benutzer; zum Einschränken welche Benutzer Zugriff auf diese POS-Konfiguration haben

Um für eine Bar/Restaurant einen Tischplan zu erstellen müssen zuerst die Floors erstellt werden. Der Tischplan wird anschliessend am einfachsten in einer geöffneten Sitzung erstellt.


Rundung

Aus verschiedenen Gründen kann das Total des Beleges einen Rappenbetrag ausweisen. Die Rundung muss in der POS Konfiguration aktiviert werden. Um die Rundung abzurechnen wird ein Artikel benötigt, welcher automatisch mit der Bezeichnung Rundungsdifferenzen angelegt wird. Auf diesem Artikel muss die MWST entfernt werden.

Einstellungen auf der POS Konfiguration:

  • Bargeldrundung; zum aktivieren

  • Automatisch runden; alle Belege werden beim Zahlen automatisch gerundet

  • Rundungsgenauigkeit; voreingestellt auf 0.05

  • Rundungsverfahren; Auf, Ab oder Auf- oder Abrunden

  • Produkt für Rundung; wird automatisch gesetzt

Die automatische Rundung auch erst auf Ebene der Zahlungsmethode gesteuert werden oder ganz weggelassen werden. So können z.B. Barzahlungen gerundet werden, Zahlungen mit Karte aber auf den Rappenbetrag belassen werden.

Auf der Zahlungsmaske im POS kann die Rundung jederzeit noch gesetzt oder wieder entfernt werden, dazu gibt es einen Button unterhalb der Zahlungsmethoden.


Zahlungsmethoden

Auf jeder POS Konfiguration (siehe POS anlegen) können verschiedene Zahlungsmethoden hinterlegt werden. Diese Zahlungsmethoden entsprechen den Journalen aus der Abrechnung. Nur Journale vom Typ "Kasse/Bank" oder "Bank" können für den POS verwendet werden. Die Journale befinden sich unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen.

Einstellungen auf dem Journal:

  • In POS verwenden; zum aktivieren für die Verfügbarkeit im POS, schaltet Register Point of Sale frei

  • Bezeichnung für Kunden; wird auf dem Beleg angedruckt

  • Genehmigter Differenzbetrag; steht im Zusammenhang mit der aktivierten Kassenprüfung auf der POS Konfiguration, dieser Maximalbetrag kann ausgebucht werden ohne Manager-Berechtigung

  • Automatisch Runden; für diesen Zahlungsweg immer automatisch runden, bedingt dass die Rundung auf der POS Konfiguration aktiviert ist

Die Reihenfolge der Zahlungsmethoden auf der POS Zahlungsmaske kann nur für alle POS Konfigurationen gemeinsam hinterlegt werden. Hierzu können die Journale einfach mit dem Doppelpfeil in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Falls die Reihenfolge bei den Journalen stimmt, aber bei der Zahlungsmaske nicht, dann verschieben Sie eine Journal an eine andere Position und wieder zurück, dann aktualisiert es die Reihenfolge.


Offline

Sobald eine POS-Sitzung gestartet ist, kann sie auch offline betrieben werden. Sobald die Verbindung wieder besteht, werden die Daten übermittelt. Die ganze Offline-Funktion ist ausfallsicher, auch z.B. wenn eine Endgerät neu gestartet wird. Wichtig ist dabei, dass die Sitzung wieder aufgebaut wird und die Aufträge übermittelt werden. Getestete Ausfälle:

  • Browser wird geschlossen

  • Gerät wird neu gestartet

  • Sitzung wird in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät geschlossen

In allen Fällen ist es zwingend notwendig sich wieder in Flectra anzumelden, die POS-Sitzung nochmals zu starten und online zu gehen. Falls die Sitzung in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät bereits geschlossen wurde, wird automatisch eine neue Sitzung mit dem Zusatz (Rescue für POS "Datum/Sitzungsnummer") erstellt. Diese muss über POS - Sitzungen angewählt und abgeschlossen werden.


Anwendung der Kasse
1 Mitarbeiter

Hier wird der angemeldete Mitarbeiter gezeigt. In der POS-Konfiguration kann festgelegt werden ob sich der Mitarbeiter jedesmal identifizieren muss und ob ein Passwort verwendet werden muss. Mit dem Druckersymbol links vom Mitarbeiter kann das Tagesjournal des Mitarbeiters gedruckt werden.

2 Tischplan

Angezeigt wird der aktuelle Floor (Restaurantbereich) sowie die Tischnummer des offenen Beleges. Über diesen Button gelangt man zurück auf die Tischpläne.

3 Offene Beleg

In der POS-Konfigurattion kann festgelegt werden ob die offenen Belege als Tabs oder Lookup angezeigt werden. Hier kann zwischen offenen Belegen gewechselt werden. Wenn die Tischverwaltung aktiv ist, werden hier nur die Belege des gewählten Tisches angezeigt.

4 Beschreibung für Belege

Über diesen Button kann einem offenen Beleg eine Beschreibung (z.B. Kundenname) zugewiesen werden. Diese Beschreibung erscheint nachher auf dem Tab oder im Lookup.

5 Beleg hinzufügen / löschen

Es können mehrere Belege gleichzeitig geöffnet sein. Mit dem + Zeichen können Belege hinzugefügt werden, mit dem - Zeichen können Belege gelöscht werden, unabhängig davon, ob schon Positionen erfasst sind oder nicht. Wenn die Tischverwaltung aktiv ist, können so auch mehrere Belege pro Tisch geführt werden.

6 Abrechnungsjournal drucken

Druckt das provisorische Journal der laufenden Sitzung.

7 Verbindung POSBox

Wenn das Symbol grün leuchtet ist Flectra mit der POSBox verbunden, rot bedeutet keine Verbindung und es kann nicht auf die angeschlossenen Geräte wie Drucker, Schublade usw. zugegriffen werden. Wenn einzelne Geräte nicht verfügbar sind wird dies orange inkl. Hinweis auf das Gerät angezeigt (z.B. "Drucker offline" wenn der Drucker nicht eingeschaltet ist). Um den Status zu aktualisieren kann einfach das Symbol angewählt werden.

8 Online/Offline

Hier wird angezeigt, ob die POS-Sitzung online (grün) oder offline (rot) läuft. Wenn die Sitzung offline ist, bedeutet dies, dass die Belege nicht in die Flectra Datenbank geschrieben werden. Es wird alles offline gespeichert bis wieder eine Verbindung besteht. Die Anzahl Belege welche offline gespeichert sind wird mit einer Zahl neben dem Symbol angezeigt. Jedes Mal wenn ein Beleg abgeschlossen wird, wird die Verbindung wieder geprüft. Durck Anwählen des Symbols wird ebenfalls der Status geprüft.

9 Schliessen

Durch "Schliessen" und "Bestätigen" wird die Sitzung unterbrochen.

10 Home

Hiermit gelangt man zur Hauptauswahl von allen Produkten und Kategorien.

11 Kategorie

Dies ist die gewählte Kategorie, respektive die Startkategorie gemäss POS-Konfiguration. Es werden immer alle Produkte der Kategorie und Unterkategorien angezeigt.

12 Unterkategorien

Durch Anwählen einer Unterkategorie wird diese unter "11 Kategorien" angezeigt und falls vorhanden werden die Untergeordneten Kategorien aufgeführt. In der POS-Konfiguration kann festgelegt werden, dass Bilder statt Text verwendet werden soll.

13 Suche

Die Suche hilft Produkte schneller zu finden. Es werden aber nur Produkte der gewählten Kategorie und Unterkategorien gefunden.

14 Positionen

Es werden alle erfassten Positionen des Beleges angezeigt. Die aktive Position wird grau hinterlegt und die Positionsinfos werden angezeigt. Eine Position wird automatisch aktiv gesetzt wenn sie neu erfasst wird, wenn über die Produktewahl das gleiche Produkt nochmals gewählt wird oder wenn sie über die Positionen angewählt wird. Eingaben wie "18 Notiz+, "25 + 29 Rabatte", "28 Menge" und "30 Preis" gelten immer nur für die aktive Position.

15 Positionsinfos

Auf der aktiven Position werden Menge, Einzelpreis, Rabatte und Notizen angezeigt.

16 Info Belegrabatt

Wenn ein Rabatt über den ganzen Beleg gewählt wurde, wird dies hier angezeigt.

17 Belegrabatt

Über diesen Button wird der Belegrabatt gewährt. Es erscheint eine Auswahlmaske wo vordefinierte Rabatte oder ein frei wählbarer Rabatt ausgewählt werden kann.

18 Notiz

Mit Notiz kann auf der aktiven Position ein Hinweis hinterlegt werden. Dieser Hinweis wird nicht auf den Kassenbeleg gedruckt, aber für den Bondruck in der Küche verwendet.

19 Tischwechsel

Wird dieser Button angewählt erscheint der Tischplan und der neue Tisch, auf welchen der Beleg geändert werden soll, kann angewählt werden.

20 Gäste

Zum Festlegen der Anzahl Gäste auf diesem Beleg.

21 Drucken

Hiermit kann der Beleg provisorisch gedruckt werden.

22 Split

Ermöglicht das Aufteilen eines Kassenbeleges auf mehrere Belege.

23 Belegdruck Küche

Zum Auslösen von Bestellungen in der Küche.

24 MWST

Zum wechseln der MWST, z.B. bei TakeAway.

25 Positionsrabatte

Vordefinierte Rabatte für eine schnelle Zuweisung auf der aktiven Position.

26 Kunde

Jeder Beleg kann einem Kunden zugewiesen werden. Falls Kundenkarten eingesetzt werden, erfolgt dies über einen Barcode-Scanner. Wenn auf dem Beleg ein Kunde hinterlegt ist, kann aus dem Beleg eine Rechnung erstellt werden.

27 Zahlung

Um auf die Zahlungsmaske zu gelangen

28 Menge

Um die Menge der aktiven Position zu verändern.

29 Rabatt

Um der aktiven Position einen Rabatt zu hinterlegen.

30 Preis

Um den Preis der aktiven Position zu verändern.

31 Belegverwaltung

Das Symbol für die Belegverwaltung wird bei einer POS-Konfigurationen ohne Tischplan an Stelle von "2 Tischplan" angezeigt, mit Tischplan wird das Symbol auf der Tischplan-Ansicht angezeigt.

In der POS Konfiguration kann die Belegverwaltung aktiviert werden und bringt folgende Einstellungen:

  • Belege nochmals drucken

  • Belege stornieren

  • Belege duplizieren

  • Max. Belege anzeigen; diese Anzahl Belege wird beim starten der POS Sitzung geladen, weitere Belege können über die Suche aufgerufen werden

Über das Symbol können die letzten Belege angezeigt werden. Im Suchfeld kann nach der Belegnummer, Referenz, Kunde oder Beschreibung gesucht werden. Die Belege werden nach Datum absteigend angezeigt.



32 Zurück

Hiermit gelangt man zurück auf den Beleg um Positionen zu ändern.

33 Bestätigen

Um den Beleg abzuschliessen. Ist nur aktiv wenn alle Zahlungen zusammen mehr sind, als der fällige Betrag.

34 Zahlungswege

Links sind alle verfügbaren Zahlungsmethoden aufgeführt. Sobald eine Zahlungsmethode gewählt wird, kann der Betrag erfasst / geändert werden, welcher mit dieser Zahlungsmethode bezahlt wird. Pro Beleg können beliebig viele Zahlungsmethoden, beliebig oft aufgeführt werden, z.B. wenn eine grössere Gruppe in Teilbeträgen bezahlt, kann jede Zahlung einzeln erfasst werden um die Kontrolle zu haben, dass genügend bezahlt wird. Der Restbetrag (hier -5.00) ist das Wechselgeld oder Trinkgeld. Dieser Betrag wird auf die erste Zahlungsmethode gemäss Reihenfolge verbucht. Die erste Zahlungsmethode ist somit sinnvollerweise immer Barzahlung.

35 Rundung

Auf der POS-Konfiguration kann die Automatisierung der Rundung hinterlegt werden. Falls keine Automatisierung vorhanden ist und eine Rundung ausgeglichen werden soll, kann diese hier gesetzt werden.

36 Kartenzahlung mit SumUp

Falls ein SumUp Kartenterminal eingesetzt und auf einem Android Gerät oder einem iPad betrieben wird, kann über diesen Link direkt die SumUp-App aufgerufen werden und der Betrag wird in die App übernommen.

37 Rechnung

Wenn ein Kunde ausgewählt ist, kann ein unbezahlter oder bezahlter Beleg in eine Rechnung umgewandelt werden. Nach dem Bestätigen kann direkt ein Kassenbeleg gedruckt oder ein PDF der Rechnung erstellt werden.


Abschluss

Wir empfehlen die Sitzungen täglich abzuschliessen. Dazu wird auf dem Point of Sale Dashboard die gewünschte Sitzung über den Button "Schliessen" und anschliessend über "Abschluss überprüfen & verbuchen" abgeschlossen.

Abrechnungsjournale können ab verschiedenen Orten gedruckt werden:

  • Direkt aus der POS-Sitzung rechts über das Druckersymbol um eine Abrechnung der laufenden Sitzung zu erhalten

  • Direkt aus der POS-Sitzung links vom Benutzer um eine Abrechnung der laufenden Sitzung für diesen Benutzer zu erhalten

  • Vom Dashboard über die drei Punkte und dann auf Abrechnungsjournal

  • Über Point of Sale - Sitzungen, wobei eine oder mehrere Sitzungen angewählt und gedruckt werden können

  • Über Point of Sale - Berichtwesen - Abrechnungsjournal; hier gibt es die meisten Selektionsmöglichkeiten, es kann für einzelne Benutzer, über einen bestimmten Zeitraum und nach POS-Konfigurationen eingeschränkt werden.


POSBox (Raspberry Pi)

Die POSBox ist ein Raspberry Pi Minicomputer welche die Verbindung zwischen Flectra und der Kassenhardware übernimmt. Folgende Geräte können angeschlossen werden:

  • Barcodescanner; um Produkte und Kundenkarten zu erfassen und zur Mitarbeiter-Identifikation

  • Waage

  • Kassenschublade

  • Bondrucker

  • Kundenanzeige; Kundenbildschirm mit Anzeige der Produkte und Preise sowie Bilder und andere Informationen nach Wahl

  • Kellnerschlüssel von addimat

Damit die POS-Sitzung mit der POSBox verbunden wird, müssen die POSBox und das Endgerät (Tablet, PC usw.) im selben Netzwerk sein. Flectra läuft auf einem sicheren https-Server und die POSBox ist auch auf https ausgelegt, kann aber kein gültiges Zertifikat ausgeben. Damit auf die POSBox verbunden werden kann, muss im Browser eine Sicherheitsausnahmeregel hinterlegt werden. Dies übernehmen wir bei der Installation. Wenn eine POS-Sitzung gestartet wird müssen die Symbole 1 und 2 rechts oben grün leuchten.

1 POSBox verbunden
2 WLAN verbunden

Falls ein neues Gerät oder ein neuer Browser verwendet wird müssen dort folgende Schritte ausgeführt werden:

  • Flectra Point of Sale aufrufen

  • Auf der gewünschten POS-Konfiguration über die drei Punkte "Flectra's POSBox" aufrufen

  • Hiermit wird die Startseite der POSBox aufgerufen, dabei wird eine Sicherheitswarnung ausgegeben, fügen Sie nun eine Sicherheitsausnahmeregel hinzu.

  • Fenster schliessen und zu Flectra zurückkehren. Nun kann die Sitzung gestartet werden und die Verbindung zur POSBox wird hergestellt


Meldungen
Offene Belege aus anderer Sitzung

Wenn eine neue Sitzung gestartet wird, kann es sein, dass die Meldung "Es sind noch offene Belege aus anderen Sitzungen vorhanden. Diese offenen Belege können eingelesen werden." erscheint. Dies bedeutet, dass eine vorherige Sitzung abgeschlossen wurde, aber nicht alle Belege abgeschlossen / bezahlt wurden. Mit OK werden diese Belege in die neue Sitzung übernommen, können dort geprüft, abgeschlossen oder gelöscht werden.


Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für Projekte folgende Berechtigungen:

  • ohne; hat im Backend keinen Zugriff auf Projekte und Aufgaben. Im Portal sieht er Projekte und Aufgaben in welchen er im Team ist

  • Benutzer; sieht im Backend und im Portal Projekte und Aufgaben und kann nur Aufgaben bearbeiten, wenn er im Team oder zugewiesen ist.

  • Sachbearbeiter; sieht im Backend und im Portal Projekte und Aufgaben und kann Projekte und Aufgaben bearbeiten, wenn er im Team oder zugewiesen ist.

  • Administrator; sieht im Backend alle Projekte und Aufgaben und kann diese Bearbeiten, sieht im Portal Projekte und Aufgaben wenn er im Team oder zugewiesen ist. Der Administrator kann Stufen und Einstellungen bearbeiten.


Stufen

Über Projekte - Konfiguration - Stufen werden die möglichen Stufen definiert:
Berechtigung: Projekt - Administrator

  • Bezeichnung

  • In Kanban eingeklappt; ja = Stufe wird standardmässig eingeklappt dargestellt, Aufgaben in dieser Stufe sind im Portal nicht sichtbar

  • Standard für Projekte; ja = beim Erstellen eines Projektes wird diese Stufe automatisch zugewiesen

  • Projekte; hier kann die Stufe den Projekten zugeteilt werden. Die Stufen können aber auch direkt hinterlegt werden, wenn ein neues Projekt angelegt wird.

  • Nummernfolge; zum festlegen der Reihenfolge der Stufen

  • Stufenbeschreibung grau, rot, grün; frei definierbar

Innerhalb der Spalten werden die Aufgaben nach Frist, Priorität, Projekt-Name, Aufgaben-Name sortiert.


Projekt erstellen

Über Projekte - Anlegen wird ein neues Projekt erstellt:
Berechtigung: Projekt - Projektleiter oder Projektmanager

  • Projektbezeichnung

  • Stufen; Standardstufen werden vorgeschlagen, die gewünschten Stufen können hier direkt angepasst und/oder erstellt werden

  • Projekt-E-Mail; optional, wenn eine Mailadresse definiert ist, werden Mails an diese Adresse direkt als Aufgabe zum Projekt erstellt

  • Erlaube Zeiterfassung; ja = Zeiten können auf eine Aufgabe erfasst und abgerechnet werden

-> " Erstellen & Bearbeiten" wählen

  • Register Beschreibung; hier kann eine Projektbeschreibung erfasst werden, diese wird in der Kanban-Ansicht über das i-Symbol sichtbar gemacht

  • Register Einstellungen: Frist in Tagen Prioritäten; wenn die entsprechende Priorität auf einer Aufgabe gesetzt wird, berechnet sich die Frist aus dem Tagesdatum plus die Frist; bei 0 Tagen wird keine Frist berechnet

Im Register Team können die Team-Mitglieder definiert werden, es stehen interne und externe Benutzer sowie Kanäle (aus Diskussion) zur Verfügung. Zu jedem Mitglied kann definiert werden bei welchen Ereignissen er benachrichtigt werden soll. Team-Mitglieder werden automatisch auf bestehende und neue Aufgaben und Teilaufgaben übernommen.


Aufgaben & Teilaufgaben

Über Projek